GKv Houten stelt privacyreglement op

Het ledenregister van de kerk: vroeger was het een houten bak met kaarten, beheerd door de scriba of iemand van het kerkelijk bureau, met de namen van gemeenteleden en data van geboorte, doop, belijdenis, huwelijk enzovoort. Later kwamen er gemeentegidsen en ‘smoelenboeken’ met nog meer informatie. En nog weer later werd het allemaal digitaal. Maar de vraag blijft: hoe ga je om met al die persoonlijke gegevens?

Of je ze nu op kaartjes of digitaal opslaat, de vraag blijft: hoe ga je om met al die persoonlijke gegevens? (beeld Liz West/Wikimedia)

De ledengegevens zijn bedoeld voor intern gebruik, maar soms kan het misgaan en worden de adreslijsten of e-maillijsten gebruikt voor doelen waarvoor ze niet bestemd zijn. Toen dat in een buurgemeente gebeurde, nam de GKv Drachten-Nijega onlangs de radicale maatregel om de oude adreslijsten in te zamelen. De kerk zal voor vernietiging zorgen. Met wat weg is, kan niks verkeerds meer gebeuren.

In mei 2018 wordt er een nieuwe privacywet van kracht, waarin de richtlijnen in het kader van Europese regelgeving nog eens aangescherpt worden. Als een organisatie niet zorgvuldig met adresgegevens omgaat, kan er een boete volgen. De GKv Houten heeft met het oog op de nieuwe normen een privacyreglement opgesteld. Uit de toelichting: ‘In dit reglement staat “limitatief” aangegeven wat we bijhouden en aan wie die gegevens verstrekt mogen worden. Dit betekent dat er niet méér mag worden vastgelegd en dat er niet méér met die gegevens gedaan mag worden dan in dit reglement is afgesproken.’

In Houten zorgen ze ervoor dat:

• de gegevens zorgvuldig en veilig worden opgeslagen;
• alleen die gegevens worden opgeslagen waarover afspraken zijn gemaakt;
• transparant is wat er met gegevens gedaan kan en mag worden.

Sommige informatie, zoals adressen, is voor alle kerkleden te bekijken. Andere gegevens kun je alleen inzien wanneer je daarvoor toestemming hebt. Opvallend in het Houtense reglement is de afspraak dat gegevens na iemands vertrek uit de gemeente vernietigd worden. Wie in het kader van stamboomonderzoek iets wil opzoeken over zijn voorouders kan tot nog toe terecht in oude doopboeken. Met dit soort privacyregelingen wordt dat op den duur een stuk lastiger.

Webtips
www.steunpuntkerkenwerk.nl/privacygegevens
autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg
www.onderwegonline.nl/5791-gkv-zuidlaren-hanteert-privacyreglement-kerkdiensten