De AVG, je kunt er niet omheen

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is per 25 mei van kracht geworden. Er wordt in de kranten en op televisie veel aandacht gegeven aan de gevolgen ervan. Maar welke gevolgen heeft het voor de kerken? En wat betekent de AVG voor mij als gemeentelid?

De AVG gaat over de privacy. De verordening regelt hoe we met de persoonlijke gegevens van mensen moeten omgaan. De AVG is Europese regelgeving en vervangt onze huidige privacywetgeving. Sinds 25 mei is de wet van kracht en moet iedere organisatie (en dus kerk) klaar zijn met de invoering. Het is daarom zaak om goed te kijken wat er al wel en wat nog niet geregeld is.

De AVG maakt een onderscheid in twee soorten persoonsgegevens. Enerzijds de algemene gegevens, zoals naam, adres, email en telefoonnummer. Anderzijds de bijzondere gegevens, zoals medische gegevens, BSN, etnische afkomst, politieke voorkeur, godsdienst, seksuele voorkeur en financiële gegevens. Vooral de bijzondere gegevens vragen om extra zorgvuldigheid. Voor een kerk is duidelijk dat het voor alle leden gaat om juist die bijzondere gegevens.

Niet zomaar

Als kerk moet je goed bekijken welke gegevens van de gemeenteleden je hebt vastgelegd. Dat vastleggen mag alleen met toestemming en je mag alleen die gegevens vastleggen die nodig zijn. De AVG schrijft voor dat er een directe relatie moet zijn tussen het doel van de vastlegging en de gegevens zelf. Dit heeft vergaande consequenties; de ervaring leert dat mensen de reikwijdte van de AVG snel onderschatten. Het invoeren van deze regelgeving kost echt tijd en is zeker niet gratis.

Je kunt niet langer zomaar een ledenlijst printen
en uitdelen aan de leden

Je kunt niet langer zomaar een ledenlijst printen en uitdelen aan de leden. Je kunt niet zomaar informatie over leden in het kerkblad vermelden als zij daar niet vooraf toestemming voor hebben gegeven. Ook is nodig dat goed gekeken wordt naar de opzet van de kerkelijke administratie en wie welke informatie kan inzien.

Openbaar

Als kerk heb je een registerplicht. Dat wil zeggen dat je moet opschrijven welke informatie je van personen hebt vastgelegd en waarom je dat doet. In dit register moet ook staan welke mensen deze informatie kunnen inzien en wat zij daarmee mogen en kunnen doen. Dit register is openbaar, zowel voor kerkleden als voor de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Daarnaast moet een zogenoemd privacystatement gemaakt en gepubliceerd worden. Daarin wordt vermeld hoe je als kerk omgaat met de persoonsgegevens. Omdat een kerk te maken heeft met volgens de AVG ‘bijzondere gegevens’, is het belangrijk om ook daarover iets te zeggen in het statement, dat goedgekeurd moet worden door de plaatselijke kerkenraad.

Vergetelheid

De AVG geeft aan consument, klant, donateur en kerklid een aantal rechten. Je hebt altijd het recht van inzage. Iedere organisatie is dus verplicht jou te laten zien welke informatie van jou beschikbaar is. Je mag die informatie wijzigen, dat is het recht van rectificatie.

Nieuw is het recht op dataportabiliteit. Dit betekent dat je aan de ene organisatie kunt vragen om jouw gegevens te verstrekken aan een andere organisatie. Dit moet dan gebeuren.

Nieuw is ook het recht van vergetelheid. Als je in het verleden je lidmaatschap had opgezegd of je steun aan een goed doel had stopgezet, liet de organisatie nog altijd je persoonsgegevens in het systeem staan. Dat mag niet meer. Als je vraagt om ‘vergeten’ te worden, dan moeten al je persoonsgegevens daadwerkelijk worden verwijderd. Voor dit recht op vergetelheid gelden wel enkele uitzonderingen, vooral als er sprake is van financiële gegevens. Dan gaan fiscale regels voor. Wat ook niet kan, is dat je uitgeschreven wordt uit bijvoorbeeld het doopregister.

Foto-impressie

Kan er nog een foto van de voorganger in het kerkblad geplaatst worden? Mag een kerkdienst op internet gezet worden? Is het toegestaan om een foto-impressie van een gemeentezondag te publiceren? Feitelijk geldt hiervoor één antwoord: nee, dit mag niet zonder voorafgaande toestemming.

Je mag vragen om ‘vergeten’ te worden

Voor het plaatsen van een foto in het kerkblad of op de site is zelfs schriftelijke toestemming nodig. En het uitzenden van een kerkdienst via internet kan alleen als de mensen die in beeld komen daar toestemming voor hebben gegeven. Je kunt dat praktisch regelen door voor de dienst aan te geven welk gedeelte van de kerk in beeld komt en welk gedeelte niet. Wees hierover duidelijk. En denk vooraf ook aan betrokkenen bij kerkelijke activiteiten, zoals gastpredikanten, doopouders, mensen die belijdenis doen, leden die als ambtsdrager actief zijn, de koster.

Ook als je mensen alleen via een zogenoemde inlog laat meekijken, is het verstandig om vooraf te overleggen hoe mensen in beeld worden gebracht. Hierbij geldt de regel dat mensen ook achteraf bezwaar kunnen maken dat ze in beeld zijn. Dat bezwaar moet je als kerk honoreren.

Website

Iedere kerk heeft op de website een ANBI-pagina. Het is nodig om nu ook een AVG-pagina te maken, waarop de kerk het eigen privacystatement plaatst en aangeeft wat gedaan wordt in het kader van de AVG. Op dezelfde pagina kunnen afspraken vermeld worden rond het uitzenden van de kerkdienst. Het is handig om daar ook een mailadres te vermelden waar mensen om meer informatie kunnen vragen. Op deze manier ben je duidelijk in je communicatie.

Advies

De AVG heeft impact, veel meer dan we denken. Het risico is dat we als kerken die impact onderschatten. Doe dit niet: er is werk aan de winkel en het is nodig om de zaken goed te regelen. In dit artikel konden niet alle aspecten aan bod komen: de AVG heeft bijvoorbeeld ook te maken met hoe je de ICT inricht en met je afspraken met de drukker van het kerkblad. Aarzel niet om advies te vragen. Hiervoor kun je meestal terecht op de website van het landelijke kerkgenootschap. En ook die heeft zelf met de AVG te maken.