Digitale archivering is een zorgpunt
2013-05-18
Wat bewaar je, wat gooi je weg? Hoe bewaar je het? En hoe lang bewaar je het? Over kerkelijke archivering is meer te zeggen dan het stoffige imago in eerste instantie doet vermoeden. De landelijk archivarissen van de NGK, CGK en GKv deden dat vorig jaar tijdens vijf informatieavonden. Hun zorgpunt voor de toekomst: digitale archivering. ‘Als het archief op een usb-stick naar de volgende scriba wordt gebracht, begin ik me wel zorgen te maken’, stelt NGK-archivaris Gert Bink.- Jaargang 57
- nummer 10
De archivarissen van de NGK, CGK en GKv verenigden zich ruim twee jaar geleden in het Archivarissenconvent TOP (Tezamen Op Pad). De informatieavonden van vorig jaar zijn een voorbeeld van de activiteiten van het convent.
De belangstelling voor de avonden was goed, vertelt Gert Bink, landelijk archivaris van de NGK. Van NGK-huize viel de opkomst echter wat tegen. Of dat illustratief is voor de aandacht die Nederlands-gereformeerden aan hun archieven schenken, kan Bink niet zeggen. ‘Ik heb geen zicht op het feitelijke archiefbeheer binnen onze kerken.
Maar mijn beeld is dat het in elk geval met de fysieke documenten wel goed zit.’ Wat meer attentie voor archivering is volgens Bink niettemin wenselijk. Want er kleven nogal wat facetten aan dit onderwerp waar kerken serieus werk van moeten maken.
Negentiende eeuw
‘Er is geen specifieke wet die betrekking heeft op kerkelijke archieven, maar een kerk maakt deel uit van het maatschappelijk verkeer en vormt net als iedere organisatie een archief’, vertelt Bink. ‘Je schrijft brieven en verzendt brieven, je hebt documenten van je kerkgebouw, je stuurt een beroepingsbrief, noem maar op. Zodra stukken een belang hebben voor je “organisatie”, maken ze onderdeel uit van je archief.’ Bink kan tal van redenen geven waarom je deze documenten met zorg moet bewaren, ook na tien, twintig of honderd jaar. De afspraken met je predikant liggen er bijvoorbeeld in vastgelegd. Je vindt erin terug waarom er ‘s zondags twee collecten zijn en niet één en je kunt erin nazoeken waarom het diakenambt destijds is opengesteld voor vrouwen. Je kunt leden en oud-leden voorzien van exacte informatie over de dag van hun belijdenis of doop. En het is simpelweg een stuk geschiedenis van je eigen kerk. De archieven van sommige NGK’s gaan zelfs terug tot eind negentiende eeuw.
Het beheer van al deze zaken is een zwaar pakket. Vaak komt dat op het bordje van de scriba terecht. ‘De eerste verantwoordelijkheid ligt echter bij de kerkenraad’, stelt Bink. ‘De kerkenraad moet mogelijkheden en middelen vrijmaken voor het bijhouden en behouden van het archief.
Een begroting waar geen post “archief” op staat, klopt simpelweg niet. Een scriba heeft bijvoorbeeld een archiefkast nodig en archiefdozen van zuurvrij materiaal. Dat kost wat. Ook zou het goed zijn als de scriba een pc van de kerk krijgt, aan zijn functie verbonden.’ Volgens Bink is het geen slecht idee om naast de scriba een archiefbeheerder aan te stellen, die de scriba op dit gebied helpt. ‘De scriba is al druk met de vergaderingen Een soort “derde hand” die hem helpt om het archief via een logische ordening bij te houden, zou dan zeker helpen.’
Dat is niet ongebruikelijk. De NGK Wezep werkt bijvoorbeeld op die manier. Die gemeente heeft een eigen kerkelijk archiefbeheerder en een speciale archiefruimte voor alle documenten.
De Commissie voor Archief en Documentatie van de NGK, die uit Bink en nog drie leden bestaat, kan kerken advies geven op dit gebied. Gemeenten die geen eigen voorzieningen hebben om hun archief op termijn veilig te bewaren, kunnen bijvoorbeeld hun archief bij het landelijk archief in Kampen onderbrengen. Maar dat is een laatste redmiddel, zegt Bink. Uitgangspunt van de commissie is dat kerken allereerst bekijken of ze hun papieren in een regionaal archief kunnen plaatsen, mede voor de lokale of regionale geschiedenis. Zo heeft de NGK Breukelen onlangs zijn archief uit het landelijk NGK-archief teruggekregen en in beheer gegeven bij een regionaal archief.
Crash
Waar de commissie ook een rol in wil gaan spelen, is digitale archivering. Want dat is het zorgpunt voor de toekomst. Niet alleen binnen de kerken trouwens, ook ministeries en andere overheidsinstellingen worstelen ermee.
De digitalisering heeft het archiefbeheer zowel complexer als gemakkelijker gemaakt. Makkelijker omdat archieven digitaal eenvoudiger te ordenen en te doorzoeken zijn. Complexer omdat het beheer lastiger in de hand te houden is en digitale gegevens sneller verloren kunnen gaan.
‘Dit is een thema dat met rasse schreden op ons afkomt’, zegt Bink. Zijn grootste zorgpunt is de wijze waarop documenten bewaard worden.
‘Uit een enquête die wij als commissie vorig jaar gedaan hebben, bleek dat de meeste scriba’s op hun eigen pc werken. Op het moment dat een andere scriba in het ambt treedt, wordt het archief overgedragen via een usbstick.
Alle documenten staan dan nog steeds op de computer van de vorige scriba. Het archief staat dan eigenlijk op twee plaatsen. Dat kan niet. Papier laat je toch ook niet slingeren?’
Volgens Bink is het daarom beter dat scriba’s een computer van de kerk krijgen, zodat het gehele archief altijd op één en dezelfde plaats staat. Al is dat nog niet toereikend genoeg. Een computer kan immers crashen. Het gehele archief moet daarom consequent geback-upt worden.
‘Als archivarissen vragen wij ons daarom af of het niet gewenst of zelfs noodzakelijk is dat we als kerken ergens een gezamenlijke opslag hebben voor digitale gegevens’, zegt Bink. ‘Iedere kerk zou dan een compartiment op die server kunnen hebben, waar alle documenten van die kerk opgeslagen kunnen worden.’ De Commissie voor Archief en Documentatie wil tijdens de volgende Landelijke Vergadering aandacht vragen voor zo’n voorziening, waar zowel de kerken als de LV zelf gebruik van zouden kunnen maken. Eventueel zou zo’n digitale opslag in samenwerking met andere kerkgenootschappen, waar dit onderwerp ook aan de orde is, opgezet kunnen worden.
Een aspect als privacy speelt bij digitalisering ook een rol.
Privacygevoelige informatie zou beter via een server gedeeld kunnen worden dan via de mail. Want stuur je zoiets rond binnen de kerkenraad, dan staat het, in het geval van een grotere gemeente, direct op meer dan dertig computers. En wie weet waar het vervolgens verzeild raakt.
Bink: ‘Ga eens na hoeveel mensen in de kerk een bestuurlijke functie hebben, of hebben gehad, en daardoor kerkelijke gegevens op hun eigen pc hebben staan. In een bedrijf zou dat zo niet kunnen, daar wil men zijn archiefstukken veiligstellen. Nu is de kerk geen bedrijf – gelukkig – maar dit vraagt in de nabije toekomst wel om aandacht. Je archief is meer dan een stelletje papieren en digitale stukken.’
| Smits ontvangt Willem Hovy Penning Het landelijk archief van de NGK werd opgezet en vormgegeven door D. Smits uit Vlaardingen. Hij droeg in 2011 na 37 jaar het stokje over aan Gert Bink. Smits werd voor zijn vele activiteiten benoemd tot Ridder in de Orde van Oranje-Nassau. Recent, op 18 april 2013, ontving Smits de Willem Hovy Penning van het Historisch Documentatiecentrum voor het Nederlands Protestantisme. Smits verrichte sinds 1995 als vrijwilliger veel werk voor het centrum. |