De zorg voor onze kerkelijke archieven
1982-03-26
Waarschijnlijk is dit een onderwerp dat de interesse van een zeer beperkte lezerskring zal trekken.- Jaargang 26
- nummer 12
Wanneer men zo zijn oor hier en daar te luisteren legt, blijkt dat lang niet iedereen overtuigd is van het belang van een archief. Om dan nog maar niet te spreken over een kerkelijk archief. In feite vindt men het een onnodige werkverschaffing of het wordt gezien als een soort hobbyisme.
Toch is het de moeite waard om er eens over te schrijven. Hoe staat het nu met de zorg over onze kerkelijke archieven? Wordt er wel aandacht aan besteed? Weet men wel waar de oudere gedeelten van een archief opgeborgen zijn? Gaat men bij het opbergen van allerlei kerkelijke stukken wel te werk volgens een bepaalde regel? Door middel van dit artikel wil ik proberen, in het bijzonder bij direct betrokkenen, de belangstelling voor een goede archiefverzorging te stimuleren.
Het is een onjuiste voorstelling te denken dat een archief bestaat uit een verzameling van wat oude stukken die weinig of geen waarde meer hebben.
Het belang van archieven
Het is van wezenlijk belang dat ieder kerkelijk bestuursorgaan een goed verzorgd en bijgehouden archief bezit. Stukken, die een bepaald onderwerp of op een bepaalde zaak betrekking hebben, kunnen dan zonder moeite of tijdverlies worden teruggevonden. Een ander aspect is dat men in principe aan de hand van elk archiefstuk in voorkomende gevallen afspraken of rechten kan aantonen. Verder bevat elk kerkelijk archief belangrijk materiaal voor de geschiedschrijving, in het bijzonder voor de kerkelijke geschiedschrijving. Dit artikel zou te lang worden wanneer ik U uitvoerig ging inlichten over de inrichting van een kerkelijk archief. Misschien is het wenselijk dat er richtlijnen opgesteld worden, aan de hand waarvan men kan werken.
Stand van zaken in onze kerken
In andere kerkgenootschappen zijn vaak commissies of deputaatschappen ingesteld om toezicht te houden en advies te geven aan de plaatselijke kerken en regio's. Het bestaansrecht daarvan berust op één of meer artikelen in de kerkenordening van die kerken over het kerkelijk archief. In ons "kerkelijk akkoord van samenleven" ontbreekt een dergelijk artikel, waarin gewezen wordt op de organisatie van een archief en het belang daarvan. Wel benoemde de Landelijke Vergadering van Utrecht in 1974 een landelijk archivaris. Zijn taak is de der gehouden en te houden landelijke vergaderingen van kerken te verzamelen, goed te bewaren en te ordenen. Nu is er aan de Landelijke Vergadering van Breukelen voorgesteld om de plaatselijke kerken eventueel te gaan adviseren over de ordening en bewaring van stukken. Verder is voorgesteld om door middel van een enquête op de hoogte te komen wat er aan archiefmateriaal aanwezig is bij de kerken en vanaf welk jaar. Er zijn onder ons nog een aantal kerken, welke in het bezit moeten zijn van archieven vanaf de Afscheiding in 1834. Van harte hoop ik dat alle kerken willen meewerken om zodoende een goed overzicht te krijgen over de toestand en de inhoud van onze kerkelijke archieven.
Ook is het belangrijk dat de bewaarplaatsen bekend zijn van vroegere klassikale- en P.S.-archieven.
Misschien zijn in plaatselijke kerken ook nog wel archieven van deputaatschappen of andere commissies ondergebracht.
Weggooien kan altijd nog
In het raam van dit artikel wil ik U ook attent maken op particuliere archieven. Het is meermalen voorgekomen dat bij het opruimen van b.v. nagelaten papieren waardevolle briefwisselingen, brochures e.d. door onwetendheid of ongeïnteresseerdheid werden weggegooid als oud papier. Mocht U te maken krijgen met het opruimen van dergelijke stukken, wilt U dan contact met mij opnemen? Dit geldt ook in gevallen wanneer men gaat verhuizen of bij een flinke schoonmaakwoede.
U kunt ervan verzekerd zijn, wanneer U b.v. een particulier kerkelijk archief aanbiedt, dat alles zeer vertrouwelijk zal worden behandeld en bewaard. En denkt U nu niet dat Uw ingediende bezwaarschriften en ontvangen reacties daarop of briefwisselingen, kerkbladen of kerkelijke mededelingen niets voorstelden. In het geheel van een bepaalde periode van de kerkgeschiedenis kunnen ze van wezenlijk belang zijn, tezamen met veel andere stukken. En weggegooid kan het altijd nog worden!
Tenslotte
Met het bovenstaande heb ik eens de aandacht willen vestigen op een toch belangrijk onderdeel van het leven van onze kerken. Ik hoop dat veel lezers nu attent gemaakt zijn om oude, misschien stoffige kerkelijke papieren niet zomaar op te ruimen. Voor scribae mag dit artikel een aansporing zijn eens na te gaan of de toestand van hun archief wel goed is en/ of een reden om de kerkelijke stukken volgens een bepaalde regel op te bergen.
De schrijver van dit artikel is landelijk archivaris van onze kerken. Zijn adres is: Koekoekstraat 25, 3136 XP Vlaardingen. Tel. 010-746903