Archivarissen on tour
2003-04-25
Wie denkt dat de horizon van een archivaris wordt gevormd door stellingkasten, archiefdozen, folianten en een enkele gloeilamp, vergist zich.- Jaargang 47
- nummer 9
Zijn horizon is breder. In het najaar van 2002 en het voorjaar van 2003 trekken de beheerders van drie kerkelijke archieven (CGK, GKV en NGK) het hele land door om kerkenraden voor te lichten over het belang van goed archiefbeheer.
Welk belang? Voor mij ligt het boek ‘Van geslacht tot geslacht. Uit de geschiedenis van de Nederlands Gereformeerde Kerk te Wezep’ van de hand van dhr. G. Uitslag (Wezep 2000). Een mooi uitgegeven boekwerk vol foto’s en interessante feiten over een van de oudste NGK’s. In zijn ‘Verantwoording’ bedankt de schrijver de kerkenraad ‘voor het mogen gebruiken van het kerkelijk archief’.
Dat bestaat daar dus, een kerkelijk archief. Maar op veel plaatsen bestaat zo’n archief niet. En dat is jammer, want zo wordt historisch onderzoek naar de geschiedenis van een plaatselijke gemeente wel erg moeilijk.
Maar niet alleen uit historisch oogpunt is kerkelijk archiefbeheer van belang.
Stel je voor: iemand komt via een Alpha-cursus op latere leeftijd tot geloof. Haar ouders waren lid van de Hervormde kerk, maar gingen niet heel vaak naar de kerk. Nu wil ze lid worden van de NGK in …. Het is echter niet helemaal duidelijk of ze vroeger al is gedoopt. Dan is het van belang om in in de geboorteplaats van deze zuster in het kerkelijk archief van de Hervormde gemeente de ledenlijsten te kunnen raadplegen.
De beheerders van het landelijke archief van de NGK (de Commissie voor Archief en Documentatie en de archivaris, dhr. D. Smits) zijn er echter niet gerust op dat alle plaatselijke NG-kerken ook zo doordrongen zijn van de noodzaak van goed archiefbeheer. In de nasleep van de Landelijke Vergadering van Amersfoort (2002) hebben zij daarom, samen met de Christelijke Gereformeerde en Gereformeerd-vrijgemaakte archiefbeheerders, een comité opgericht. Dit comité belegt ‘Informatie-avonden voor de archieven van CGK, GKV en NGK’.
Ik heb vorig najaar zo’n archiefavond bezocht en heb ter plekke besloten mijn leven te beteren. Want ergens in mijn ouderlijk huis staat nog een doos, met daarin het archief van de rijswijkse Jeugdvereniging. Foto’s, notulen, oude roosters en ledenlijsten vanaf de jaren veertig van de twintigste eeuw, ze lagen jarenlang in een plastic zak in de JV-kast. In een ijverige bui heb ik ze jaren geleden mee naar huis genomen, er een uurtje in gebladerd en ze vervolgens in een archiefdoos gestopt. En u raadt het al, ik heb er nooit meer wat mee gedaan.
En dat is nu precies waar het Comité een hekel aan heeft. Op zo’n manier is er namelijk enorm veel belangrijk archiefmatriaal verloren gegaan.
Archiefmatriaal blijft jarenlang bij mensen thuis staan en wordt op een kwade dag bij het oud papier gezet.
Het Comité wil kerkenraden bewust maken van het belang van goed archiefbeheer.
En dat betekent: je spullen goed ordenen en op een centrale, liefst brandveilige plek bewaren.
Maar het archief kan ook te goed zijn opgeborgen. Het Comité laat de scriba die met een tevreden gevoel afgehandelde stukken hermetisch opbergt in een rommelige kast in de kerkenraadskamer niet met rust. Archiefbeheer is namelijk meer dan A4’tjes in een ordner stoppen. Het Comité zou graag zien dat er inventarislijsten worden aangelegd van het archief en dat materiaal dat niet lang bewaard hoeft te blijven na een aantal jaar ook wordt vernietigd.
Dat is al met al een behoorlijke operatie.
Zeker als een kerkelijk archief jarenlang te weinig aandacht heeft gekregen. Gelukkig wil het Comité mismoedige scribae een eindje op weg helpen. Hoe? In de eerste plaats via de Informatie-avonden. Verder aan de hand van een bundel ‘Richtlijnen voor kerkelijk archiefbeheer’ (te vinden op: www.adckampen.nl). Ook kan het Comité doorverwijzen naar cursussen op dit gebied. Een belangrijke tip van het Comité is: benoem naast de scriba een aparte archivaris.
Er zijn al diverse Informatie-avonden gehouden (in bijv. Rijswijk, Gorinchem en Haarlem). Dit voorjaar zijn de archivarissen weer op pad, nu naar Zwolle, Apeldoorn en Utrecht. Kerkenraden in de regio worden op de hoogte gesteld. Voor meer informatie verwijs ik u door naar www.ngk.nl/archief of naar de landelijke archivaris, dhr. D. Smits (010 4746903, dsmits@dsv.nl).
En voor elk gemeentelid blijft de les van het Comité: lever kerkelijk archief, zoals de bouwplannen van de Commissie van Beheer of de ledenlijst van de Bijbelkring in bij de scriba/archivaris van de kerk. Komende zondag neem ik het JV-archief dus maar eens mee naar de kerk.