Van oud papier en virussen
2003-12-19
Ze liggen er klaar voor, maar er is nog niemand komen kijken. Bij de 118 zuurvrije archiefdozen met het NGK-archief in Kampen. Dat meldt D. Smits uit Vlaardingen, landelijk archivaris van onze kerken, in zijn verslag aan de Landelijke Vergadering. Geen gemakkelijke taak in het vluchtige e-mailtijdperk. Om over virussen nog maar te zwijgen.- Jaargang 47
- nummer 25
Negen jaar geleden stelde de LV een commissie aan voor de archivering.
Deze commissie moest kerkenraden, commissies en regio’s adviseren en de volgende LV een plan voorleggen voor een Landelijk Archief en verantwoord archiefbeheer in kerken.
Dat Landelijke Archief heeft inmiddels een plekje gevonden bij het Archief en DocumentatieCentrum van de Vrijgemaakten in Kampen. In september 2001 verhuisden de eerste 93 zuurvrije archiefdozen van Vlaardingen naar Kampen en in maart dit jaar volgden er nog eens 25. Daar liggen ze nu, in een perfect klimaat en goed beschermd tegen brand, te wachten op nieuwsgierigen, studenten en onderzoekers.
Deskundig beheer
Voorlichting aan de archiefbewaarders ‘op de werkvloer’ volgde in 2002 en 2003. Samen met de CGK en GKV werd door het hele land de schijnwerper op archiefbeheer gericht. De opkomst van archiefbeheerders en scriba’s uit de drie kerken was ‘zelfs boven verwachting’.
Maar Smits is niet helemaal gerust. ‘Niet alle NGK konden op deze avonden present zijn.
Desondanks menen wij er van uit te mogen gaan dat (ook) bij hen, mede als gevolg van aanbevelingen van uw LV, voldoende alertheid bestaat om op een goede manier voor de archiefbescheiden zorg te dragen en waarbij tevens sprake is van een zeker deskundig beheer.’ Slordige scriba’s zijn gewaarschuwd.
Virusscanner
De archivaris heeft meer wensen en tips. Zo moeten kerkenraadsleden bedacht zijn op virussen, wanneer zij raadstukken per e-mail uitwisselen.
‘Meermalen hebben virussen ertoe geleid dat persoonlijke berichten in mootjes naar een grote hoeveelheid adressen werden verspreid, zonder dat de afzender dat gewaar werd. Op die manier zijn ook (delen van) vertrouwelijke kerkenraadsverslagen op verkeerde (e-mail)adressen terechtgekomen.’ Daarom beveelt de commissie de LV aan kerkenraden en regio’s er nadrukkelijk op te wijzen dat verslagen met vertrouwelijke elementen niet via email moeten worden verspreid.
Ook het na verloop van tijd bij het oud papier zetten van verslagen en stukken ‘die niet het karakter van openbaarheid hebben’ is volgens de commissie ‘niet passend’. Het is beter dat kerkenraadsleden hun overbodige stukken inleveren bij de scriba, die zorgt dat ze worden vernietigd.
In de zijlijn adviseert de commissie kerkenraden hun eigendommen van cultuurhistorische waarde vast te leggen op foto of video. De commissie noemt het avondmaalstel, het doopvont, de kanselbijbel, het houtsnijwerk op de kansel en de glas-in-loodramen als voorbeeld. Dat kan handig zijn als meer partijen het kerkgebouw gebruiken of na een inbraak.
Geld nodig
En zodra een kerkenraad of regio doordrongen is geraakt van het belang van een goed archief, dan moet ook de portemonnee worden getrokken.
De commissie heeft het sterke vermoeden dat de archiefbeheerders geen of te weinig geld krijgen.
Geld voor een aparte kast en alarmering bij brand of wateroverlast, zuurvrije archiefmappen en liefst een pc om de archieven goed toegankelijk te houden. Kortom, de begroting moet een post ‘archief’ bevatten.
Lichtpuntje voor de archiefverantwoordelijke is wellicht, dat gemeenteen streekarchieven de kerkarchieven graag onderdak zullen brengen. Maar ook dat kost geld.
Tenslotte vraagt de commissie nog aparte aandacht voor archieven van samenwerkingsgemeenten. Die hebben vaak geen apart archief meer en in dat geval moeten alle stukken liefst in tweevoud worden gemaakt. In elk geval de notulen, specifieke brieven en ingekomen stukken.
Wie op de hoogte wil blijven van de ontwikkelingen rond het Landelijk Archief, kan terecht op www.ngk.nl/ archief. Daar vermeldt de laatste nieuwsbrief, dat de landelijk archivaris zich nu over het persoonlijk archief van Antheunis Janse buigt.