Nederlands gereformeerde archiefzorg op weg
1998-07-24
Zoals bekend nam de L.V. Apeldoorn 1994 het besluit een Commissie voor Archief en Documentatie te benoemen.- Jaargang 42
- nummer 15
Deze commissie nu rapporteerde over haar werkzaamheden in de afgelopen periode aan de L.V. te Doorn.
Een belangrijk onderdeel vormde de notitie over het archiefbeheer bij de plaatselijke kerken als resultaat van een gehouden enquête. Om U een indruk te geven wat daaruit naar voren kwam, volgen hieronder enkele punten uit de enquête. Het doel was enig inzicht te krijgen van de toestand van de archieven in onze plaatselijke kerken.
In 1996 werden enquête-formulieren gezonden aan 94 Ned. Geref. kerken. Daarvan werden 71 ingevulde formulieren terugontvangen.
Inhoud van de archieven
De uitkomsten van de enquête geven een redelijk duidelijk beeld van de situatie, waarin de kerkarchieven zich bevinden. Het ene archief bevindt zich nog in een opbouwfase, het andere is een goed geordend en toegankelijk geheel. Bijna de helft van de archieven bevindt zich thuis bij de beheerder, een kwart gedeelte is ondergebracht in het kerkgebouw, de overigen zijn op meer dan één plaats te vinden.
Hoewel de NGK in de jaren zestig zijn ontstaan, hebben veel kerken archiefstukken die vele jaren ouder zijn.
Liefst 45% van de archieven bevat bescheiden vanaf 1944/45. 13% heeft stukken van vóór 1944/45, waarvan 5 kerken zelfs stukken van vóór 1900. Ook is nagegaan waar de kerkelijke archieven uit bestaan. In de eerste plaats uit de stukken van de kerkenraad, zoals notulen, ingekomen stukken, onderwerpsmappen etc. Verder heeft 42% van de archieven het archief van de Commissie van Beheer onder zich. In veel mindere mate zijn archieven van diaconie, commissies en verenigingen aanwezig. Driekwart van de kerken bewaart in het archief het officiële orgaan van de gemeente, het kerkblad. Foto’s van bijvoorbeeld predikanten, kerkgebouw(en), pastorie( ën) of belangrijke gebeurtenissen worden nauwelijks bewaard. Slechts 11% heeft foto’s in het archief.
Uit de antwoorden op de vraag of de archieven compleet zijn, blijkt dat maar liefst 50% van de beheerders van mening is, dat er stukken ontbreken. De vele wisselingen van archiefbeheerders en scriba’s zullen hier mede debet aan zijn.
Staat van de archieven
Zoals reeds in het voorgaande is genoemd, bevinden zich de archiefstukken op diverse lokaties. Dat houdt in dat de bewaarcondities zeer verschillend zijn. 61% geeft aan dat er voldoende ventilatie is in de bewaarruimte.
Slechts 14% van de archieven bevindt zich in een brandwerende kast. Liefst 25% geeft aan dat er geen enkele maatregel is getroffen om het archief in goede fysieke staat te houden.
Het opbergen van (een gedeelte van) de archiefstukken vindt bij 92% van de kerken plaats in ordners, 41% heeft het archief of onderdelen daarvan in dozen. Een belangrijk onderdeel van het in toegankelijke staat houden van het archief is het vernietigen van daarvoor in aanmerking komende bescheiden.
Ruim 72% vernietigt archiefstukken. Echter maar 12% maakt daarbij gebruik van een regeling, waarin staat wat en wanneer vernietigd kan worden en wat permanent bewaard dient te worden. De overige 88% vernietigt naar eigen inzicht. Bijna een kwart van de archiefbeheerders vernietigt in het geheel niet en bewaart alles.
Aandachtspunten voor komende jaren
De uitkomsten van de enquête bieden de Commissie voldoende aandachtspunten om één van haar belangrijkste taken, namelijk het ondersteunen van plaatselijke kerken bij archiefbeheer, te kunnen concretiseren. Want aandacht en zorg voor, alsmede regeling van het archief is noodzakelijk. Ook al betreft het een archief van relatief geringe omvang op dit moment; over 10 of 25 jaar is dat anders. Reeds nu aandacht schenken aan goed archiefbeheer voorkomt problemen in de toekomst.
Het ligt in het voornemen om te eniger tijd regionale bijeenkomsten te beleggen met archiefbeheerders indien daar belangstelling voor is.
Landelijk archief ook aanwezig op ontmoetingsdag
Op de komende Ontmoetingsdag van onze kerken op D.V. 18 april a.s. hoopt onze Commissie ook weer aanwezig te zijn met een stand. Natuurlijk is er dan gelegenheid om aan belangstellenden informatie te verstrekken. Mocht U nog (bijv. tijdens de schoonmaak of verhuizing) kerkelijke stukken tegenkomen waar U geen belangstelling meer voor hebt, dan nemen wij dat daar eventueel graag van U in ontvangst.
Voor onze documentatie hebben wij in het bijzonder interesse in boeken, brochures van predikanten uit onze kerken; foto’s, cassette- en/of videobanden van kerkdiensten. Neemt U in geval van twijfel even contact op met het Landelijk Archief.
Het adres is Koekoekstraat 25, 3136 XP Vlaardingen, tel. 010-4746903.