Kerkelijk archief tussen ordner en usb-stick
2010-04-16
Kerkelijk archiefbeheer is een onderwerp met een lage smeuïgheidsgraad. Toch is het een belangrijk thema. Van tijd tot tijd is het immers nodig om in de historie te duiken en bepaalde gebeurtenissen boven tafel te halen. Bovendien brengt het digitale tijdperk zijn eigen specifieke uitdagingen mee voor archiefbeheerders. Opbouw zocht uit hoe het archiefbeheer binnen de NGK er globaal voor staat.- Jaargang 54
- nummer 8
ROTTERDAM - De meest voor de hand liggende en dus eerste vraag van de een mini-enquête, gehouden onder vier gemeenten, is voor welk doel een archief wordt aangehouden. Waar is al dat gedoe met dossiers en ordners goed voor? Volgens Gert Bink - lid van de landelijke Commissie voor Archief en Documentatie van de NGK, eerder (plaatselijk en regionaal) scriba en tot 2010 archiefbeheerder van de NGK Rotterdam-Overschie - heeft een kerkelijk archief een korte termijn doel en een lange termijn doel. ‘Een archief is in de eerste plaats een overzicht van genomen kerkenraadsbesluiten. Het archief vervult op de korte termijn de functie van ondersteuning van ambtsdragers in hun lopende werkzaamheden. Archiefstukken van tien jaar of ouder kunnen beschouwd worden als historische informatiebron voor de lange termijn. Omdat een kerkenraad vaak geneigd is besluiten uit het verleden nog eens over te doen, is het belangrijk om een besluitenregister aan te leggen of het archief via trefwoorden goed toegankelijk te maken’. De uitkomst van de mini-enquête laat zien dat een kerkelijk archief een veelheid van onderwerpen omvat.
Archiefbeheerder
Volgens Gert Bink hangt de omvang van een archief vooral af van het al of niet in eigendom hebben van een kerkgebouw. ‘In die situatie moet de kerk scherp zijn op allerlei materiële zaken. De archiefstukken van de Commissie van Beheer spelen daarbij een belangrijke rol’. Hij vindt dat documenten waarin het gaat over persoonlijke situaties van mensen, niet in het archief thuishoren. ‘Vernietiging van privacygevoelige documenten is op zijn plaats. Soms zitten er wel stukken in een archief waarin het over personen gaat, maar die zijn dan slechts beperkt toegankelijk. Overigens geldt in het algemeen dat archiefstukken alleen na toestemming van de scriba door andere ambtsdragers geraadpleegd kunnen worden. Het is gebruikelijk dat na vijftig jaar een kerkelijk archief geheel openbaar wordt’. Volgens Gert Bink moet de verantwoordelijkheid voor het kerkelijk archief bij de scriba liggen. ‘Maar als die er eigenlijk te weinig tijd voor heeft, moet je zorgen dat er een aparte archiefbeheerder komt, die het werk doet, terwijl de eindverantwoordelijkheid bij de scriba blijft. Die beheerder moet wel door de kerkenraad benoemd worden, want die heeft de algehele verantwoordelijkheid voor het archief. In de praktijk zal het zo zijn dat het totale archiefwerk door de beheerder wordt uitgevoerd, zeker nadat er een nieuwe scriba benoemd is die met het voortraject geen bemoeienis heeft gehad. In principe legt de archiefbeheerder elk jaar door middel van een rapportage verantwoording af aan de kerkenraad. Maar in de praktijk zullen archiefbeheerder en kerkenraad vooral met elkaar overleggen, wanneer er bijvoorbeeld een nieuwe pc moet worden aangeschaft’.
Rioolstank
De ruimte waarin een archief wordt bewaard, moet volgens Gert Bink in de eerste plaats brandveilig zijn. Daarnaast is het belangrijk dat er geen leidingen in de buurt van het archief zijn waar water doorheen loopt. ‘Wanneer er een riool onder de ruimte loopt, dan kan de stank daarvan in het archief trekken’. Om aan deze eisen te voldoen, kunnen kerken ervoor kiezen het bewaren van hun archief uit te besteden aan professionele instanties als het gemeentearchief of een regionaal historisch centrum. De kerk blijft daarbij eigenaar van het archief. ‘Je maakt met een dergelijke archiefbewaarder een afspraak wie de stukken mag raadplegen. De enige kosten die je als kerk hebt, zijn die van het toegankelijk maken, aanschaf van zuurvrij archiefmateriaal en transport. Op basis van de overeenkomst dat op enig moment het archief openbaar is, zal een archiefdienst bereid zijn om het archief in beheer te nemen. Hierdoor bespaar je jezelf een hoop werk en komt er ruimte in het kerkgebouw vrij. Soms staat een kerkelijk archief bij de scriba thuis met als nadeel dat nooit precies bekend is of het archief wel volledig is. Want een deel van het archief kan bij vorige scriba's zijn blijven staan’.
Minder werk
De uitkomst van de mini-enquête laat zien dat van NGK-brede toepassing van de richtlijnen van de Commissie voor Archief en Documentatie waarschijnlijk geen sprake is. Het moeten toepassen van richtlijnen heeft altijd de klank van ‘extra werk moeten doen’. Maar volgens Gert Bink is het juist de inzet van de commissie om het werk van archiefbeheerders te verlichten. ‘In gezamenlijk overleg met archiefbeheerders in de protestantse kerken is een lijst gemaakt van stukken die niet bewaard hoeven te worden. Met die lijst kunnen we in de NGK goed uit de voeten. Het is een handreiking voor de archiefbeheerders, maar in het algemeen is men niet zo bekend met die lijst. Een voorbeeld: stel een kerkenraad vaardigt iemand af naar een vergadering van de Stichting Emeritaatsvoorziening (SEV). De afgevaardigde krijgt daarvoor allerlei stukken. Moeten die bewaard worden in het archief van de betreffende kerk? Nee, want de SEV heeft zijn eigen archief met al die vergaderstukken en dubbel archiveren is onnodig. De lijst is dus een middel om archiefwerk te reduceren en niet alles te bewaren’.
Dossierkennis
Maar zal er ooit iemand zijn die in die brandveilig en stankvrij opgeslagen archiefstukken wil gaan grasduinen? Gert Bink constateert dat kerkelijke archieven slechts sporadisch worden gebruikt als informatiebron. ‘Ambtsdragers vragen zelden iets op uit het archief. Hooguit als men op zoek is naar hele specifieke gegevens, zoals de precieze datum waarop de kerk is ontstaan of waarop de predikant intrede deed. Daarnaast is er af en toe iemand die het archief voor studiedoeleinden wil gebruiken. Ik zou verwachten dat bij onderwerpen als ‘kinderen aan het Avondmaal’ en ‘samensprekingen met GKV of CGK’ gebruik gemaakt zou worden van gearchiveerde notulen en beleidsstukken daarover. Maar 'dossierkennis' is geen Nederlands Gereformeerd begrip. Het niet raadplegen van een archief is ook een kenmerk van deze tijd. Als er een vraag wordt gesteld, dan wordt die beantwoord met de kennis van nu en wordt er niet teruggegrepen op materiaal waarin is vastgelegd hoe vroeger met diezelfde vraag werd omgegaan. Aan de afwegingen, op basis waarvan in het verleden besluiten genomen, ga je dan voorbij’.
E-mails en usb-stickjes
De toenemende digitalisering van informatie-uitwisseling en -opslag vormt voor de beheerders van kerkelijke archieven een stevige uitdaging. Brieven worden vervangen door e-mails en ordners door usb-stickjes. Wat zijn volgens Gert Bink de belangrijkste aandachtspunten voor archiefbeheerders in het digitale tijdperk? ‘Een belangrijke vuistregel die niet alleen door mijzelf, maar ook door de Commissie voor Archief en Documentatie wordt gepropageerd, is: zorg ervoor dat van belangrijke stukken – en dat zijn er heel wat - altijd een printversie wordt gemaakt. Dat papieren exemplaar wordt dan vervolgens als archiefstuk bewaard. Dat er ook een digitale versie is: prima, maar dat is secundair. Een ander belangrijk aandachtspunt is dat digitale archieven snel in omvang kunnen groeien en daardoor het risico hebben in hoog tempo onoverzichtelijk te worden. Net als bij papieren archieven geldt hier: zorg ervoor dat alle documenten op een eenvoudige manier toegankelijk zijn. Hou je archief controleerbaar! Anders raak je dingen kwijt’. Het om zich heen grijpende e-mailverkeer en het overdragen van complete archieven op usb-stickjes bezorgen Gert Bink gemengde gevoelens. ‘Ik vrees dat deze ontwikkeling zal leiden tot archieven met een lagere kwaliteit dan de papieren gegevensverzamelingen. Maar aan verdere digitalisering valt niet te ontkomen en daarom moeten we de komende tijd hard nadenken over toepassing van goed beveiligde methoden van digitale archivering waarvan NGK's gebruik kunnen maken. We moeten als NGK voor de korte termijn inzetten op het eenvoudig ontsluiten van digitale archieven die aan alle eisen van vertrouwelijkheid en privacy voldoen, maar met blijvende aandacht en zorg voor het papieren archief’.
Mini-enquête archiefbeheer NGK
| Vraag: \ NGK: |
Barendrecht |
Ede |
Kampen |
Leerdam |
| 1. Voor welk doel houdt u het kerkelijk archief aan? |
bewaren van de geschiedenis en hulp bij dagelijkse scribaatswerkzaamheden |
naslagdoeleinden |
om eigen historische informatiebron te hebben |
terugzoekmogelijkheid voor zaken uit het verleden |
| 2. Wat is de inhoud van uw archief? |
verslagen van kerkenraad en moderamen, doopbewijzen, attestaties, brieven, stukken Landelijke Vergadering en regio |
kerkenraadsverslagen, notulenboeken, correspondentie, ledenbestand, kerkbladen, jaarboekjes, financiële overzichten, diaconale stukken, etc. |
alles wat met de kerk of instanties binnen de kerk te maken heeft |
notulen en briefwisselingen van kerkenraad en van Commissie van Beheer, benoemingen, ledenlijsten, kerkbodes, etc. |
| 3. Onder wiens verantwoordelijkheid valt het archiefbeheer in uw kerk? |
scriba |
archiefbeheerder aangesteld door kerkenraad |
scriba namens de Kerkenraad Bestuurlijke Zaken |
archiefcommissie in opdracht van kerkenraad |
| 4. Op welke locatie is het archief opgeslagen? |
in kerkgebouw en op pc van scriba |
in twee kasten in consistorie |
in kerkgebouw |
in aparte ruimte in kerkgebouw |
| 5. Past u de richtlijnen voor archiefbeheer van de Commissie voor Archief en Documentatie van de NGK in de praktijk toe? |
niet echt, hoewel we ervan proberen te leren |
ja |
zijn niet bekend en worden daarom niet gehanteerd |
worden in grote lijnen gevolgd, maar er worden geen lijsten gemaakt van te vernietigen stukken |
| 6. Is uw archief weleens gebruikt voor historisch of ander onderzoek? |
door ds. Maikel de Kreek voor zijn afstudeerscriptie |
onderzoek naar samensprekingen in 1995 tussen NGK en GKV in Ede |
vrijwel niet |
enkele keren voor familieonderzoek |
| 7. Hoe ziet de toekomst van het kerkelijk archief eruit in het digitale tijdperk? |
archief wordt kwetsbaar als er steeds meer digitaal opgeslagen wordt en informatie niet fysiek gedupliceerd wordt |
zorg ervoor dat informatie ook op papier beschikbaar is |
we zijn druk bezig ons hierop voor te bereiden |
apart beheer van digitale bestanden; belangrijk om van belangrijke stukken ook een papieren exemplaar te hebben |