Wat doet de regio-scriba?
1994-03-11
Vorig najaar hoorde ik ergens het woord 'regio-scriba' vallen. Een nieuwe ontwikkeling in onze kerken?- Jaargang 38
- nummer 5
Ik was deze term tenminste nog nergens tegen gekomen. Op een avond zit ik (voor de bespreking van een ander onderwerp) in de woonkamer van een regio-scriba. En ziedaar: de andere aanwezige blijkt scriba te zijn in een aangrenzende regio. Reden genoeg om de beide broeders eens aan de tand te voelen.
De heer F. Vonk is regio-scriba van de regio Utrecht. Aan hem de vraag hoe het allemaal zo gekomen is. De heer Vonk: "Twee á drie jaar geleden zaten we op de regio met een vraag die we eerder op tafel hadden gehad. We wisten niet precies meer hoe de diskussie eerder was verlopen. Ook de verslaglegging was niet helemaal duidelijk; er waren geen officiële notulen Uit die situatie kwamen meerdere vragen voort. De kerk van Breukelen heeft toen om meer struktuur gevraagd in de voorbereiding en notulering van de regiovergaderingen.
Ik was toen scriba van de kerk van Breukelen. Je kunt wel vermoeden hoe het dan gaat. Het voorstel kwam van Breukelen, deze gemeente was bovendien de archief-bewarende kerk van de regio, dus die kerk moest ook de notulist van de regio leveren. Zo werd ik als scriba van de kerk van Breukelen tevens de permanente notulist van de regio Utrecht."
De andere gesprekspartner is de heer A. Hartkamp uit Alphen aan den Rijn.
De heer Hartkamp: "Ook in de regio Den Haag was behoefte aan een vaste scriba. Ik was tijdens de regiovergadering, waarop over dit onderwerp gesproken werd, afgevaardigd én ik zou binnenkort met de VUT gaan.
Je loopt dan een goede kans dat men aan jou denkt. Ik moet de eerste vergadering als regio-scriba trouwens nog meemaken, de vorige keer was ik ziek. Veel ervaring heb ik dus niet".
Wat houdt de funktie van regio-scriba precies in?
Het gaat in de eerste plaats om het verzorgen van de notulen. Daarnaast help je de roepende kerk bij het vaststellen van de agenda voor de komende regionale vergadering. Doordat het scribaat van de plaatselijke kerken regelmatig wisselt en doordat regio-vergaderingen niet vaak plaatsvinden, heeft lang niet iedere scriba ervaring met het samenroepen van een regio-vergadering. De heer Vonk helpt bij het maken van de agenda, hij wijst bijvoorbeeld op openstaande agenda-punten. De heer Hartkamp stelt zelf de agenda voor de komende regio-vergadering vast en pleegt daarbij overleg met de scriba van de roepende kerk. Verder is de regio-scriba betrokken bij het vastleggen van de presentie-lijst en bij het ontvangen en in orde bevinden van de credentie-brieven.
Beheert de regio-scriba eigenlijk ook het archief van de regio?
Breukelen was al archief-beherende kerk; het archief staat bij de heer Vonk thuis. "Erg groot is het niet, het zijn twee ordners". De heer Smits van het Landelijk archief heeft dus meer in huis staan. In de regio Den Haag is Lisse archief-beherende kerk, het archief staat daarom niet bij de heer Hartkamp in huis.
Sommige zaken zijn niet duidelijk; niet iedereen weet hoe procedures verlopen.
Ligt daar een taak -van de regioscriba?
De heer Vonk: "Ja, door wisselingen van predikanten, afgevaardigden en scriba's zijn er inderdaad onduidelijkheden.
We zijn nu bezig een aantal regelingen nog eens ten behoeve van de kerken op papier te zetten. Een soort besluitenboek van de regio dus.
Bijvoorbeeld: welke stukken horen er bij een kerkelijk examen aanwezig te zijn en wanneer? Wanneer moet er een regio-contracta worden gehouden, hoe gata dat in zijn werk? Het bijeenroepen van een regio: hoe moet de roepende kerk dat regelen? Het zijn heel gewone dingen, waar je toch nog wel eens tegenaan loopt. Het valt me op dat veel scriba's onzeker zijn in die dingen, ze hebben er te weinig ervaring mee. Een landelijke bijeenkomst van scriba's zou misschien best wel eens handig kunnen zijn: dan hoor je van elkaar waar je aan moet denken".
Kost zo'n scribaat van de regio veel tijd?
De heer Vonk: "Het kost relatief weinig tijd. Je moet er natuurlijk wel handigheid en aardigheid in hebben". De heer Hartkamp: "Ik heb er nog nauwelijks ervaring mee, ik kan er dus ook weinig over zeggen".
Wat is de rol van de regio-scriba tijdens de vergadering?
De heer Vonk: "Ik neem géén deel aan de inhoudelijke diskussie. Alleen bij zaken van organisatorische aard kan ik even iets inbrengen. Bijvoorbeeld: je kunt aangeven waar iets staat of je zegt dat iets twee jaar geleden al besproken is. De regio-scriba hoeft ook geen ambtsdrager te zijn, ik zit momenteel niet in de kerkeraad van Breukelen".
Heeft de regio-scriba een eigen taakomschrijving?
De heer Hartkamp: "Ja, die hebben we wel gemaakt. Ook is het regio-scribaat aan-een termijn gebonden. Bovendien: als het senbaat een jaar draait, wordt het op de regio geëvalueerd". De heer Vonk: "Je weet wat het inhoudt, maar het is niet vastgelegd. Ook de termijn is niet vastgesteld". Waarop wordt afgesproken dat de heer Hartkamp de heer Vonk zijn taak-omschrijving toe zal sturen; zo zie je maar weer hoe handig en leerzaam een toevallige ontmoeting van twee vakbroeders kan zijn ....
• Mocht iemand naast de inhoud van dit vraaggesprek nog verdere vragen hebben: de adressen van de regioscriba 's van de regio Den Haag en van de regio Utrecht zijn:
De heer A. Hartkamp, Groenoord 92, 2401 AG ALPHEN AAN DEN RIJN, telefoon (01720) - 4 58 72 De heer F. Vonk, Rietland 9,3621 GZ BREUKELEN, telefoon (03462)- 6 34 60